Umowy międzynarodowe dotyczące zabezpieczenia społecznego - co warto wiedzieć?

Wprowadzenie do umów międzynarodowych w dziedzinie zabezpieczenia społecznego

W dobie globalizacji i coraz większej mobilności pracowników, umowy międzynarodowe dotyczące zabezpieczenia społecznego nabierają kluczowego znaczenia. Zapewniają one ochronę praw emerytalnych osób, które w trakcie swojej kariery zawodowej pracowały w różnych krajach. W niniejszym artykule przedstawiamy kompleksowy przegląd najważniejszych umów międzynarodowych zawartych przez Polskę oraz ich wpływ na prawa emerytalne polskich obywateli.

Czym są umowy o zabezpieczeniu społecznym?

Umowy o zabezpieczeniu społecznym (zwane również umowami emerytalno-rentowymi) to międzynarodowe porozumienia zawierane między państwami, które regulują wzajemne uznawanie okresów ubezpieczenia i wypłatę świadczeń osobom, które pracowały w kilku krajach. Ich głównym celem jest zapewnienie, że osoby migrujące za pracą nie utracą swoich uprawnień emerytalnych.

Podstawowe zasady zawarte w tych umowach to:

• Równe traktowanie - obywatele jednego państwa-strony umowy powinni być traktowani tak samo jak obywatele drugiego państwa-strony w zakresie zabezpieczenia społecznego
• Sumowanie okresów ubezpieczenia - okresy ubezpieczenia uzyskane w jednym państwie-stronie są uwzględniane przy ustalaniu prawa do świadczeń w drugim państwie-stronie
• Eksport świadczeń - świadczenia nabyte w jednym państwie-stronie mogą być wypłacane osobom mieszkającym w drugim państwie-stronie
• Unikanie podwójnego ubezpieczenia - określenie, któremu ustawodawstwu podlega osoba pracująca w kilku państwach jednocześnie

Przepisy Unii Europejskiej dotyczące koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego

Najważniejsze akty prawne w tym zakresie to:

• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego
• Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z dnia 16 września 2009 r. dotyczące wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004

Przepisy te mają zastosowanie do wszystkich 27 państw członkowskich UE, a także do Islandii, Liechtensteinu, Norwegii (państwa EOG) oraz Szwajcarii. Są one nadrzędne wobec dwustronnych umów o zabezpieczeniu społecznym między tymi państwami.

Rozporządzenia te obejmują następujące świadczenia z zabezpieczenia społecznego:

• Emerytury
• Renty inwalidzkie i rodzinne
• Świadczenia z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych
• Świadczenia chorobowe
• Świadczenia rodzinne
• Świadczenia dla bezrobotnych

Umowy dwustronne zawarte przez Polskę z krajami spoza UE/EOG

Polska zawarła umowy o zabezpieczeniu społecznym z wieloma państwami spoza Unii Europejskiej. Poniżej przedstawiamy najważniejsze z nich wraz z datą wejścia w życie:

Europa (państwa spoza UE/EOG)

• Białoruś - umowa z dnia 13 lutego 2019 r. (weszła w życie 1 stycznia 2022 r.)
• Ukraina - umowa z dnia 18 maja 2012 r. (weszła w życie 1 stycznia 2014 r.)
• Mołdawia - umowa z dnia 9 września 2013 r. (weszła w życie 1 grudnia 2014 r.)
• Rosja - wciąż obowiązuje umowa z byłym ZSRR z dnia 13 października 1979 r.
• Serbia - umowa z dnia 9 września 2009 r. (weszła w życie 1 stycznia 2010 r.)
• Czarnogóra - umowa z dnia 9 września 2009 r. (weszła w życie 1 stycznia 2010 r.)
• Macedonia Północna - umowa z dnia 6 kwietnia 2006 r. (weszła w życie 1 lipca 2007 r.)
• Bośnia i Hercegowina - umowa z dnia 9 września 2009 r. (weszła w życie 1 stycznia 2010 r.)

Ameryka Północna i Południowa

• USA - umowa z dnia 2 kwietnia 2008 r. (weszła w życie 1 marca 2009 r.)
• Kanada - umowa z dnia 2 kwietnia 2008 r. (weszła w życie 1 października 2009 r.) oraz umowa z prowincją Quebec z dnia 3 czerwca 2015 r. (weszła w życie 1 września 2016 r.)
• Brazylia - umowa z dnia 26 stycznia 2012 r. (weszła w życie 1 października 2013 r.)
• Chile - umowa z dnia 25 marca 2015 r. (weszła w życie 1 lipca 2016 r.)

Azja i Oceania

• Australia - umowa z dnia 7 października 2009 r. (weszła w życie 1 października 2010 r.)
• Korea Południowa - umowa z dnia 25 lutego 2009 r. (weszła w życie 1 marca 2010 r.)
• Japonia - umowa z dnia 14 lutego 2019 r. (weszła w życie 1 października 2020 r.)
• Izrael - umowa z dnia 22 listopada 2016 r. (weszła w życie 1 maja 2017 r.)
• Turcja - umowa z dnia 17 października 2017 r. (weszła w życie 1 czerwca 2018 r.)
• Mongolia - umowa z dnia 24 stycznia 2018 r. (weszła w życie 1 kwietnia 2019 r.)

Szczegółowa analiza wybranych umów międzynarodowych

Umowa między Polską a Ukrainą

Ta umowa ma szczególne znaczenie ze względu na dużą liczbę obywateli Ukrainy pracujących w Polsce oraz Polaków, którzy pracowali na terytorium dzisiejszej Ukrainy.

Najważniejsze postanowienia:

• Emerytury są wypłacane przez państwo, w którym ubezpieczony osiągnął wiek emerytalny i mieszka, uwzględniając okresy pracy w obu państwach
• Jeśli osoba mieszka w państwie trzecim, każde państwo-strona wypłaca emeryturę proporcjonalnie do okresów ubezpieczenia na jego terytorium
• Szczególne przepisy dotyczą osób, które pracowały na terenie byłego ZSRR przed 1991 rokiem
• Umowa obejmuje również świadczenia z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych

Umowa między Polską a USA

Umowa ta ma duże znaczenie dla licznych Polonii amerykańskiej oraz dla Amerykanów pracujących w Polsce.

Kluczowe elementy:

• Umowa dotyczy tylko emerytur, rent inwalidzkich i rent rodzinnych
• Każde państwo wypłaca emeryturę za okresy ubezpieczenia na swoim terytorium
• Minimalny okres ubezpieczenia wymagany do nabycia prawa do emerytury w USA to 40 kwartałów (10 lat), a w Polsce - w zależności od przepisów obowiązujących w momencie składania wniosku (obecnie 20 lat dla kobiet i 25 lat dla mężczyzn w przypadku minimalnej emerytury)
• Umowa umożliwia sumowanie okresów ubezpieczenia, jeśli osoba nie ma wystarczającego stażu w jednym z państw
• Szczególne rozwiązania dotyczą tzw. "totalizacji świadczeń", gdy osoba ma zbyt krótki okres ubezpieczenia w jednym z państw, aby uzyskać świadczenie

Umowa między Polską a Kanadą

Polska zawarła umowę zarówno z federalnym rządem Kanady, jak i z prowincją Quebec, która ma własny system zabezpieczenia społecznego.

Istotne postanowienia:

• Umowa obejmuje emerytury, renty inwalidzkie i rodzinne, a także świadczenia z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych
• Okresy ubezpieczenia krótsze niż 12 miesięcy mogą być uwzględniane przez drugie państwo-stronę
• Emerytury są wypłacane proporcjonalnie do okresów ubezpieczenia w każdym z państw
• Szczególne przepisy dotyczą kanadyjskiego świadczenia Old Age Security, które jest uzależnione od okresu zamieszkania w Kanadzie

Jak umowy międzynarodowe wpływają na wysokość emerytury?

Wpływ umów międzynarodowych na wysokość emerytury jest złożony i zależy od wielu czynników:

Systemy emerytalne w różnych krajach - różnice i podobieństwa

Każdy kraj ma swój własny system emerytalny, który różni się pod względem:

• Wieku emerytalnego (np. w Polsce 60 lat dla kobiet i 65 lat dla mężczyzn, w Niemczech stopniowo podnoszony do 67 lat dla obu płci)
• Wymaganego minimalnego okresu ubezpieczenia
• Sposobu obliczania wysokości emerytury
• Rodzaju systemu (repartycyjny, kapitałowy lub mieszany)

Metody obliczania emerytury przy uwzględnieniu okresów zagranicznych

Istnieją dwie główne metody obliczania emerytury w przypadku osób, które pracowały w kilku krajach:

1. Metoda proporcjonalna (pro rata temporis) - najpowszechniej stosowana metoda, w której:
   • Najpierw oblicza się teoretyczną kwotę emerytury, jakby wszystkie okresy ubezpieczenia zostały ukończone w danym państwie
   • Następnie ustala się rzeczywistą kwotę emerytury proporcjonalnie do okresu ubezpieczenia w tym państwie w stosunku do łącznego okresu ubezpieczenia we wszystkich państwach
2. Metoda niezależna - każde państwo oblicza i wypłaca emeryturę wyłącznie za okresy ubezpieczenia ukończone na jego terytorium, zgodnie z własnymi przepisami

Przykładowe wyliczenia emerytury międzynarodowej

Załóżmy, że pan Jan pracował 20 lat w Polsce i 15 lat w Niemczech:

Emerytura z Polski:

1. ZUS oblicza teoretyczną emeryturę za 35 lat pracy (20 lat w Polsce + 15 lat w Niemczech), co daje np. 3500 zł
2. Następnie oblicza emeryturę proporcjonalną: 3500 zł × (20 lat / 35 lat) = 2000 zł
3. Pan Jan otrzyma z Polski 2000 zł emerytury

Emerytura z Niemiec:

1. Niemiecka instytucja emerytalna oblicza teoretyczną emeryturę za 35 lat pracy, co daje np. 1500 euro
2. Następnie oblicza emeryturę proporcjonalną: 1500 euro × (15 lat / 35 lat) = 643 euro
3. Pan Jan otrzyma z Niemiec 643 euro emerytury

W sumie pan Jan będzie otrzymywał emeryturę z obu krajów: 2000 zł z Polski i 643 euro z Niemiec.

Procedury występowania o emeryturę międzynarodową

Uzyskanie emerytury na podstawie umów międzynarodowych wymaga przestrzegania określonych procedur:

Gdzie i kiedy złożyć wniosek?

Zgodnie z większością umów międzynarodowych i przepisami UE:

• Wniosek o emeryturę składa się w instytucji właściwej kraju zamieszkania
• Jeśli wnioskodawca nie mieszka w kraju, w którym był ubezpieczony, wniosek składa się w instytucji ostatniego kraju ubezpieczenia
• Data złożenia wniosku w jednym kraju jest uznawana za datę złożenia wniosku we wszystkich krajach, w których wnioskodawca był ubezpieczony
• Wniosek należy złożyć odpowiednio wcześnie przed planowanym przejściem na emeryturę (najlepiej 3-6 miesięcy)

Wymagane dokumenty

Do wniosku o emeryturę międzynarodową należy załączyć:

• Dokumenty potwierdzające tożsamość (dowód osobisty lub paszport)
• Dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia i ubezpieczenia w poszczególnych krajach (świadectwa pracy, zaświadczenia od pracodawców, wyciągi z kont ubezpieczeniowych)
• Dokumenty stanu cywilnego (np. akt małżeństwa, jeśli ma to wpływ na wysokość świadczenia)
• Dokumenty potwierdzające wykształcenie (jeśli okresy nauki są uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury)
• Numer rachunku bankowego, na który ma być przekazywana emerytura

Dokumenty w języku obcym powinny być przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego.

Przebieg postępowania

Proces przyznawania emerytury międzynarodowej obejmuje następujące etapy:

1. Złożenie wniosku w instytucji właściwej jednego z państw
2. Przesłanie wniosku wraz z dokumentacją do instytucji właściwych innych państw, w których wnioskodawca był ubezpieczony
3. Wymiana informacji między instytucjami właściwymi poszczególnych państw za pomocą standardowych formularzy
4. Ustalenie przez każdą instytucję prawa do emerytury i jej wysokości
5. Wydanie decyzji przez każdą instytucję
6. Wypłata świadczeń bezpośrednio przez każdą instytucję, zgodnie z jej decyzją

Cały proces może trwać od kilku miesięcy do ponad roku, w zależności od złożoności sprawy i liczby zaangażowanych państw.

Najczęstsze problemy i wyzwania związane z emeryturami międzynarodowymi

Trudności w potwierdzaniu okresów zatrudnienia za granicą

Jednym z najczęstszych problemów jest brak dokumentów potwierdzających okresy pracy za granicą, szczególnie jeśli praca była wykonywana wiele lat temu lub pracodawca już nie istnieje. W takiej sytuacji można:

• Skontaktować się z instytucją ubezpieczeniową danego kraju i poprosić o wyciąg z konta ubezpieczeniowego
• Poszukać świadków, którzy mogą potwierdzić fakt zatrudnienia
• Wykorzystać pośrednie dowody, np. umowy o pracę, zaświadczenia o zameldowaniu, deklaracje podatkowe

Różnice w systemach emerytalnych i ich wpływ na wysokość świadczeń

Istotnym wyzwaniem są różnice w systemach emerytalnych poszczególnych krajów, które mogą prowadzić do nieoczekiwanych rezultatów:

• Różny wiek emerytalny może powodować, że osoba uprawniona do emerytury w jednym kraju nie spełnia jeszcze warunków w innym kraju
• Różne zasady obliczania emerytury mogą prowadzić do znacznych dysproporcji w wysokości świadczeń z poszczególnych krajów
• Niektóre dodatki do emerytury mogą być wypłacane tylko osobom mieszkającym na terytorium danego kraju

Opodatkowanie emerytur zagranicznych

Kwestie podatkowe są często źródłem problemów i nieporozumień:

• Emerytury zagraniczne mogą podlegać opodatkowaniu zarówno w kraju wypłaty, jak i w kraju zamieszkania emeryta
• Umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania mają pierwszeństwo przed przepisami krajowymi, ale ich interpretacja może być skomplikowana
• W niektórych przypadkach konieczne jest składanie deklaracji podatkowych w kilku krajach

Bariera językowa i odległość

Praktyczne problemy związane z komunikacją i odległością geograficzną:

• Trudności w komunikacji z zagranicznymi instytucjami emerytalnymi ze względu na barierę językową
• Problemy z zrozumieniem obcojęzycznych formularzy i dokumentów
• Koszty i trudności związane z osobistym załatwianiem spraw w odległych miejscach

Przyszłość umów międzynarodowych dotyczących zabezpieczenia społecznego

Planowane nowe umowy i zmiany w istniejących

Polska prowadzi negocjacje dotyczące zawarcia nowych umów o zabezpieczeniu społecznym z kolejnymi państwami, w tym z:

• Filipinami
• Gruzją
• Kazachstanem
• Wietnamem
• Tajlandią

Planowane są również zmiany w niektórych istniejących umowach, aby dostosować je do zmieniających się warunków społeczno-ekonomicznych i migracyjnych.

Wpływ zmian demograficznych i migracyjnych na systemy emerytalne

Przyszłość międzynarodowych systemów emerytalnych będzie kształtowana przez:

• Starzenie się społeczeństw i wydłużanie się średniej długości życia
• Zmiany w strukturze zatrudnienia (np. wzrost liczby osób samozatrudnionych i pracujących w nietypowych formach zatrudnienia)
• Nowe wzorce migracji zarobkowej
• Cyfryzację i automatyzację procesów administracyjnych

Cyfryzacja i uproszczenie procedur

Można oczekiwać postępującej cyfryzacji w zakresie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego:

• Rozwój systemu elektronicznej wymiany informacji dotyczących zabezpieczenia społecznego (EESSI) w UE
• Wprowadzanie podobnych rozwiązań w relacjach z państwami spoza UE
• Uproszczenie procedur i skrócenie czasu rozpatrywania wniosków
• Zwiększenie dostępności informacji o prawach emerytalnych w różnych krajach

Porady praktyczne - jak zadbać o swoją międzynarodową emeryturę?

Dokumentowanie okresów zatrudnienia za granicą

Aby uniknąć problemów w przyszłości, warto:

• Zbierać i przechowywać wszystkie dokumenty związane z zatrudnieniem za granicą (umowy o pracę, świadectwa pracy, odcinki płacowe, deklaracje podatkowe)
• Regularnie sprawdzać stan swojego konta ubezpieczeniowego w każdym kraju, w którym się pracowało
• Rejestrować się w systemach ubezpieczeniowych krajów, w których się pracuje, nawet jeśli nie jest to obowiązkowe
• Tworzyć kopie ważnych dokumentów i przechowywać je w różnych miejscach

Planowanie emerytury z wyprzedzeniem

Dobrze zaplanowana emerytura międzynarodowa to:

• Regularne monitorowanie zmian w przepisach emerytalnych w krajach, w których się pracowało
• Sprawdzanie, kiedy osiągnie się wiek emerytalny w poszczególnych krajach
• Kalkulacja potencjalnej wysokości świadczeń z różnych krajów
• Rozważenie, w którym kraju najkorzystniej jest zamieszkać na emeryturze (ze względów podatkowych i kosztów życia)

Gdzie szukać pomocy?

W przypadku problemów z emeryturą międzynarodową, warto zwrócić się o pomoc do:

• Doradców emerytalnych specjalizujących się w emeryturach międzynarodowych
• Polskich instytucji łącznikowych do spraw umów międzynarodowych (jednostki ZUS odpowiedzialne za realizację umów międzynarodowych)
• Instytucji łącznikowych w innych krajach
• Wyspecjalizowanych kancelarii prawnych
• Firm doradczych takich jak Punzopersc, które mają doświadczenie w obsłudze spraw emerytalnych o charakterze międzynarodowym

Podsumowanie

Umowy międzynarodowe dotyczące zabezpieczenia społecznego są kluczowym instrumentem ochrony praw emerytalnych osób, które pracowały w różnych krajach. Zapewniają one, że okresy pracy za granicą nie przepadają, ale są uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury i jej wysokości.

Najważniejsze rzeczy, o których należy pamiętać:

• Polska ma rozbudowaną sieć umów o zabezpieczeniu społecznym, zarówno w ramach UE/EOG, jak i z wieloma krajami spoza tego obszaru
• Każda umowa ma swoją specyfikę i może zawierać różne rozwiązania
• Procedura uzyskiwania emerytury międzynarodowej może być złożona i czasochłonna
• Kluczowe znaczenie ma dokumentowanie okresów zatrudnienia za granicą
• Warto planować emeryturę z wyprzedzeniem i w razie potrzeby korzystać z profesjonalnej pomocy

Dzięki umowom międzynarodowym osoby, które pracowały w różnych krajach, mogą otrzymać emerytury odzwierciedlające ich całą karierę zawodową, niezależnie od granic państwowych.

Uwaga: Niniejszy artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Przedstawione informacje bazują na stanie prawnym na dzień publikacji i mogą ulec zmianie.